Effizient arbeiten – klingt öde, sorgt aber für mehr Kaffeepause. Mit ein paar Tipps und freien Tools lässt sich für Office-Bienchen jede Menge Zeit sparen!

Arbeitstage mit dem üblichen Büroalltag gehen ja selten schnell genug rum und Zeit für Kaffeepausen ist auch immer knapp – Pustekuchen, nicht mit uns! Wenn Ihr den ganzen Tag am Rechner Dokumente und Präsentationen zusammenschraubt, Infos für den Chef recherchiert, Mails schreibt, an Berichten feilt und die immer gleichen Excel-Aufgaben abarbeitet, mit anderen Worten, wenn Ihr zu den typischen Office-Bienen gehört, kann Euch geholfen werden: Dieselben Arbeiten in kürzerer Zeit erledigen – mit den richtigen Workflows und Tools geht das. 30 Minuten Zeitersparnis pro Tag? Kein Problem. Wieviel spart Ihr?

OK, Arbeit ist als Thema nicht gerade sexy, aber effizienteres Arbeiten schon – denn es ist Eure Zeit, die Ihr einspart. Warum Zeit mit festgefahrenen Gewohnheiten verschwenden, wenn es doch schnellere Wege gibt? Mal ein kleines Beispiel: Immer wieder sehe ich Menschen, die Links im Browser in einem neuen Tab öffnen wollen, dazu einen Rechtsklick darauf machen und „In neuem Tab öffnen“ wählen – und immer wieder frage ich mich: Warum nicht einfach einen Mittelklick? Der Klick mit dem Mausrad öffnet Links in den meisten Browsern direkt in einem neuen Tab – 1 Klick statt 2 Klicks und die Sucherei im Kontextmenü entfällt auch. Oder der Klassiker: Copy&Paste macht manch einer tatsächlich per Maus und Kontextmenü statt via Strg+C/Strg+V. Das klingt jetzt vielleicht nicht nach dem großen Wurf, aber es gibt viele solcher Zeitsparer, die zusammengenommen eben doch einige Stunden im Monat bringen – außerdem gibt es natürlich noch die wirklich großen Zeiträuber, beginnen wir mal mit einem der Größten:

1. Zwischenablage erweitern

Das Office-Bienen-Leben hat viel mit Copy&Paste zu tun, einem der wichtigsten Arbeitskonzepte unserer Zeit. Ständig werden Textschnippsel, Bilder, Links, Adressen, Zitate und so weiter kopiert und irgendwo eingefügt. Typisch wäre etwa das Erstellen eines Berichts oder eines Pressespiegels: Kopieren der Überschrift im Browser, Wechsel zur Textverarbeitung, einfügen, Wechsel zum Browser, kopieren des Texts, Wechsel zur Textverarbeitung, einfügen und so weiter. Da fragt man sich doch, wieso zum Geier die verdammte Zwischenablage nur einen einzigen Speicherplatz hat, oder?! Dieses völlig vermurkste Konzept lässt sich mit dem kostenlosen Ditto beerdigen: Ditto ersetzt die Zwischenablage völlig, bietet beliebig viele Speicherplätze und ist einer der größten Zeitsparer überhaupt. Ihr könnt einfach zehn Textschnippsel kopieren und sie dann alle auf einmal oder einzeln anderswo einfügen – wahlweise über eigene Tastenkürzel (Beispiel Strg+Numpad1, Strg+Numpad2 bis Strg+Numpad0 für die letzten 10 Speicherplätze) oder eine grafische Liste. Die grafische Anzeige beinhaltete übrigens auch Vorschaubilder kopierter Grafiken! Mit Ditto lässt sich noch viel mehr anstellen – was genau, haben wir in einem kleinen Dreiteiler zusammengefasst.

Eines der besten Tools der Welt – die Zwischenablage Ditto. Ohne geht’s nicht mehr.

2. Autovervollständigung (plus Lieblings-Rechtschreibfehler-Korrektur)

Die Abkürzung für zum Beispiel lässt sich auf diesem Rechner ohne weiteres nicht mehr eintippen – weil sie automatisch zum ausgeschriebenen „zum Beispiel“ erweitert wird, und zwar ganz gleich, in welchem Programm getippt wird. Das gilt auch für etliche andere Abkürzungen, Markennamen und Stanfdardtexte wie etwa Grußformeln. Verantwortlich dafür ist das hier unverzichtbar gewordene AutoHotkey. Eigentlich ist AutoHotkey eine komplette Skriptsprache für die Windows-Automatisierung, aber für Otto Officebienchen genügt schon die simple Text-Ersetzen-Funktion – weil sie so schön einfach ist:

::zb::zum Beispiel

Mit dieser einfachen Syntax könnt Ihr wunderbar eine sehr individuelle Autovervollständigung realisieren – für Office, Mail, soziale Netzwerke und so weiter. Oder wie wäre es mit automatischer Korrektur Eurer persönlichen Lieblingsschreibfehler?

::verknpüfen::verknüpfen

Und schon gehört der Buchstabendreher ein für alle Mal der Vergangenheit an! Natürlich gibt es etliche andere Tools, die ähnliche Dinge können, aber keines ist so schlank, einfach und gleichzeitig flexibel und mächtig wie AutoHotkey. Einen kompletten Artikel zu AutoHotkey haben wir hier für Euch.

3. Textbausteine verwenden

Mit AutoHotkey könnt Ihr natürlich auch komplette Textbausteinsysteme zaubern und Grußformeln wie „Sehr geehrter Damen und Herren“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ über simple Abkürzungen wie zum Beispiel sghd oder lkn „tippen“. Wenn Ihr solche Textbausteine vor allem für Mails benötigt, könnt Ihr aber auch auf einen Spezialisten setzen. Im Falle des Mail-Clients Thunderbird wäre das etwa das Add-on Quicktext: Ihr erstellt Textbausteine wie Anreden, Signaturen oder Standardbriefe und könnt diese per Tastenkürzel oder Auswahlmenü in die Mail einfügen – hier ist Quicktext zum Beispiel für Signaturen (privat, geschäftlich, förmlich-geschäftlich) und Standardmails, etwa Anfragen für Rezensionsexemplare, im Einsatz. Aber egal, ob Ihr nun Hardcore-Thunderbird- oder -Word-Nutzer seid, Ihr solltet Euch definitiv ein Textbausteinsystem zulegen – kein regelmäßig verwendeter Text sollte jemals zweimal getippt werden! Apropos Mails:

Warum Grußformeln & Co. mehr als einmal tippen? Textbausteine hlefen!

4. Mails automatisch sortieren

Na, wieviel Zeit verbringt der Office-Summserich wohl mit dem Sichten/Lesen/Sortieren/Suchen von Mails? Wenn es nur einen Posteingangskorb gibt vermutlich zu viel. Legt Euch Filter an! Ihr könnt Mails in Thunderbird, Outlook und so ziemlich allen anderen Mail-Clients über Stichwörter und Adressen automatisch sortieren lassen. Wie wäre es zum Beispiel, wenn die Mails Eurer wichtigsten Kunden nicht in „Posteingang“ sondern in „Posteingang Kunde A“, „Posteingang Kunde B“ etc. landen würden? Und Mails zum Projekt Windrad oder zum Thema IT-Security könnten ebenfalls in eigenen Ordnern landen. Im Grunde teilt Ihr dem Client lediglich mit, dass Mails, die etwa von irgendwer@kunde-a.com stammen oder eines der Stichwörter „Windrad, Windernergie, foo“ enthalten, in einen bestimmten Ordner verschoben oder kopiert werden sollen. Wie genau das geht, zeigen wir Euch hier.

5. Nie mehr Passwörter und Nutzernamen eingeben

Es ist soooooo lästig: Internet und viele Intranets verlangen ständig nach Nutzerkonten und dauernd müsst Ihr Nutzernamen und Passwörter eintippen. Nutzt lieber einen Passwortsafe – das spart Zeit und bringt obendrein noch deutlich mehr Sicherheit für Eure Daten. Wer das Konzept noch nicht kennt: All Eure Login-Daten landen in einem Passwortmanager wie KeePass – gut verschlossen hinter einem Master-Passwort. Fortan müsst Ihr Euch nur noch einmal bei dem Safe anmelden und dieser übernimmt dann alle weiteren Anmeldungen vollautomatisch. Eine ausführliche Anleitung haben wir hier.

Komfortabel und auch noch sicherer – nie wieder Logins tippen.

6. Programme übersichtlich im eigenen Startmenü anzeigen

Dieser Tipp ist ein Segen für alle Tool-Junkies, die 70, 80 oder noch mehr Programme regelmäßig verwenden – eine Größenordnung, die das Windows-Startmenü regelmäßig völlig überfordert. Und auch der Desktop ist irgendwann voll … Die supereinfache Lösung: Einfach Programmverknüpfungen in Ordner schmeissen, die Ordner als „Symbolleisten“ in der Taskbar verankern, fertig. Und so kann das Ergebnis beispielsweise aussehen:

Einfacher geht es nicht – hier haben auch Hunderte Programme übersichtlich Platz.

7. Virtuelle Desktops für Projekte und Aufgaben

Gebt es zu, Ihr habt auf Eurem Desktop vermutlich 20 Fenster geöffnet: Browser, ein Dutzend Word-Dokumente, Excel, Mail, Rechner, Fachanwendungen, Grafik-Tools, noch mehr Browser, Chat-Programme und so weiter. Ein Vorschlag für Ordnung: Wie wäre es mit einem Desktop nur für Grafik-Bearbeitung? Einen für Kunde A, einen für Kunde B? Oder einen für die Arbeit, einen für das Privatvergnügen? Auf Euren Smartphones nutzt Ihr selbstverständlich mehrere Desktops für App-Starter, aber auf Eurem Windows-Rechner aller Wahrscheinlichkeit nach nur einen. Warum? Nun, weil Microsoft es über Jahrzehnte nicht auf die Reihe bekommen hat, virtuelle Desktops zu integrieren – obwohl Linux es so schön vorgemacht hat. Der Vorteil gegenüber den Smartphone-Desktops (beziehungsweise „Home-Screens“ …): Auch die laufenden Programme befinden sich nur auf ihren eigenen Desktops. Wenn Ihr an drei Projekten gleichzeitig arbeitet und über den Tag verteilt mal ein Stündchen hiermit, mal ein Stündchen damit verbringt, könnt Ihr jederzeit den Desktop wechseln und habt stets die relevanten Dokumente, Mails und Programme geöffnet – das spart Zeit und Nerven. Und wenn der Chef mal schnell was wissen will und Ihr nicht lange suchen müsst, macht das auch noch einen guten Eindruck. Realisieren lässt sich das Konzept zum Beispiel mit VirtuaWin: Ihr könnt beliebig viele Desktops definieren, sie über- und nebeneinander anordnen, eigene Icon-Sets und Hintergrundbilder verwenden, per Maus oder Tastenkürzel wechseln, Fenster hin und her verschieben, Add-ons installieren und noch mit allerlei Kinkerlitzchen herumspielen – ein Muss für Multitasker!

Virtuelle Desktops sorgen für Ordnung – und machen Spaß; auch wenn der Screenshot nicht so aussieht.

8. 1 Maus-Tastatur-Set für mehrere Netzwerkrechner

Viele Arbeitsplätze sind mit zwei Rechnern ausgestattet, sei es, um einen Windows- und einen Linux-Rechner zu haben, ein Produktiv- und ein Testsystem oder einen Admin- und einen User-Rechner. Zwei Monitore sind dabei eine gute Sache, aber zwei Tastaturen und Mäuse? Solange Ihr nicht enorm Multitasking begabt seid und vier Arme Euer eigen nennt, müsst Ihr Euren Schreibtisch nicht mit zwei Tastaturen und Mäusen zumüllen. Und Ihr benötigt auch kein KVM-Gerät (Keyboard, Video, Maus) zum Hardware-seitigen Umstellen. Mit Synergy steht Euch ein kostenloser leistungsfähiger Software-KVM zur Verfügung: Läuft Synergy auf zwei Rechnern im selben Netzwerk, lassen sich Maus und Tastatur auf beiden gleichzeitig nutzen: Den Mauszeiger bewegt Ihr dafür einfach aus dem Monitor hinaus (links, rechts, oben, unten – wie Ihr wünscht) und schon erscheint er auf dem zweiten Monitor – und die Tastatur ist jeweils dort aktiv, wo der Mauszeiger ist. Das ganze klappt übrigens systemübergreifend und auch mit mehreren Rechnern. Tipp: Wenn Ihr Laptop und PC besitzt, lassen sich diese beiden zum Beispiel schon wunderbar zu einem komfortablen Arbeitsplatz kombinieren! Einen Artikel dazu findet Ihr auf meiner alten Gizlog-Seite.

4 PCs, bedient mit 1 Maus-Tastatur-Kombi – danke Synergy!

9. Automatisieren ohne programmieren

Bei dem Wort Makro steigen die meisten Nutzer sofort auf den Nichtzuhörenmodus um und befürchten VBA oder ähnliches. Aber Makros sind nicht nur was für den frickelnden Enkel oder die IT-Abteilung: Per Makro-Recorder könnt Ihr Euch Euer Leben in Textverarbeitung & Co. enorm erleichtern. Ihr startet einfach den Recorder, führt Standardaufgaben durch (etwa einen Text von fremden Formatierungen befreien, Schriftattribute setzen und dann per Blocksatz formatieren), beendet den Recorder und habt schon das erste eigene Makro. Beim nächsten Text ruft Ihr dann nur noch das Makro auf und die Arbeitsschritte laufen automatisch ab. Auf diese Weise ist Automatisierung wirklich kinderleicht. Solche Recorder gibt es als einzelne Programme (AutoHotkey beinhaltete beispielsweise einen Recorder für systemweite Aufgaben) oder als Features (teils via Add-ons) zum Beispiel in Office-Suiten. Wie Ihr den Makro-Recorder von LibreOffice/OpenOffice einsetzt, zeigen wir Euch hier.

Texte normalisieren? Per Makro mit einem Klick erledigt.

10. Die böse Kommandozeile: Linux-Standards für Windows

Jajaja, Skripte sind doof, die Kommandozeile ist doof, nur große bunte 1-Klick-Apps sind super … Dennoch: Alle aufgeführten Tipps bis hierher sind wahnsinnig simpel und dürften selbst dem unbegabtesten Bob Dobalina leicht von der Hand gehen und über das Jahr verteilt viele Stunden Zeit sparen. Das richtig große Potenzial liegt aber in der Frickelei, in Skripten, in der Kommandozeile. Linuxern muss man das vielleicht nicht erzählen, aber für Windows-Nutzer tut sich hier in der Regel eine völlig neue Welt auf: Mit wenigen Befehlen in der Eingabeaufforderung lassen sich viele komplexe Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen automatisieren – also lernt Batch-Dateien zu erstellen. Aber auch einzelne Kommandozeilenwerkzeuge lohnen schon den Blick in diese Welt. Vor allem, wenn Ihr die diesbezüglich eher elende Windows-Welt um die Standard-Linux-Programme erweitert: GnuWin bringt Euch die Funktinalität des Linux-Terminals in die Windows-Eingabeaufforderung. Für ein Scripting-Tutorial ist das hier der falsche Rahmen, stattdessen ein paar Anwendungsbeispiele: Dateien vergleichen und verschmelzen, Dateien und Dateisystem durchsuchen (und zwar wesentlich detaillierte als per Windows-Suche!), komplexe Wartungsarbeiten, Synchronisierungen und Backups, Zusammenstellen von Textstellen, Alerts für Online-News zu bestimmten Themen, genaues Suchen&Ersetzen in ganzen Dateisammlungen, automatisches Erstellen von Diagrammen aus Text- oder Tabellendateien und so weiter und so fort.
Tipp: Noch simpler als GnuWin ist UnxUtils. Das sind zwar weniger Tools, aber Ihr müsst nur die EXE-Dateien, native Windows-Ports der Linux-Werkzeuge, in einen Ordner entpacken und diesen der Umgebungsvariablen „PATH“ (Pfad) hinzufügen.

Sieht nicht spektakulär aus – erweitert die Möglichkeiten unter Windows aber ungemein: UnxUtils – Gnu Utilities for Win

Titelbild: Startupstockphotos.com, Lizenz: CC-0

Über den Autor

Mirco Lang

Mirco Lang

Am Anfang war der C-64 des großen Bruders des besten Freundes in der Grundschule ...

Der echte Technikwahn kam dann mit einer Ausbildung bei Saturn - als Computer noch erklärt werden mussten, Soundkarten benötigten, ein gutes Monatsgehalt kosteten und das Internet nur bei Nerds und mit 38 kbp/s lief, bestenfalls.

Ein Studium der Informationswirtschaft und ein paar Jahre als Redakteur bei Data Becker später, sitzt hier ein freier Journalist, der auf Old-School-Computing (cli ftw!), Free Software, Frickelei, Kodi und "Hundedinger" steht - und Grauseligkeiten wie Bild und Heftig.co zutiefst verabscheut.

Und sonst so? Sauerländer, BSI-Mitarbeiter, untalentierter Musikinstrumentebesitzer und seit 24 Jahren Skateboarder, ein ziemlich alter. Und manchmal kommt das abgebrochene Philo-Studium wieder durch ...

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