Gmail ist einer der meistgenutzten E-Mail-Dienste der Welt. Ein Grund dafür dürfte sein, dass vor allem große E-Mail-Mengen einfach in Gmail verwaltet werden können. Doch der Posteingang kann schnell mit einer Flut von E-Mails überfüllt werden, die von denselben Absendern stammen. Beispiele dafür sind Newsletter oder auch Benachrichtigungen von Social-Media-Diensten etc. Das Löschen von E-Mails, bevor der Posteingang erneut überfüllt ist, kann eine zeitraubende Aufgabe sein. Doch Gmail bietet gleich mehrere Methoden, Mails von einzelnen Absendern zu finden und die zu löschen. Das sorgt nicht nur für Ruhe im Posteingang, sondern sorgen auch für Platz in Eurem Google-Konto.
Schnell alle E-Mails von einem Absender finden und löschen
Häufig sind einzelne Mail-Absender dafür verantwortlich, dass sich Euer E-Mail-Postfach immer mehr füllt. Die bereits erwähnten Newsletter (die Ihr innerhalb von Gmail übrigens auch mit wenigen Klicks abbestellen könnt, wenn Ihr sie nicht mehr benötigt) sind ein klassisches Beispiel dafür.
Wenn Ihr diese einfach nur als gelesen markiert oder auch archiviert, bleiben sie natürlich in Eurem E-Mail-Speicher. Konsequenter ist es, nicht mehr benötigte Mails zu löschen. Dazu könnt Ihr einfach alle Mails eines Absenders suchen und diese dann bei Bedarf ins Daten-Nirvana befördern. So geht Ihr dabei vor:
Öffnet Euren Gmail-Posteingang und klickt mit der rechten Maustaste auf eine der E-Mails, die ihr von diesem häufigen Absender erhalten habt. Es spielt keine Rolle, ob ihr die E-Mail bereits gelesen habt. Wählt dann im Kontextmenü „E-Mails dieses Absenders suchen“.
Gmail stellt nun eine Liste aller E-Mails zusammen, die ihr von diesem Absender erhalten habt. Ihr könnt schnell einen Blick darauf werfen und entscheiden, ob ihr einige davon behalten oder alle löschen wollt. Um alle E-Mails zu löschen, klickt auf die Option Auswählen, die über dem Namen des Absenders platziert ist.
Dann klickt auf den Button Löschen, um die ausgewählten Mails in den Papierkorb zu befördern. Hier bleiben die Nachrichten noch für 30 Tage gesichert. Falls Ihr es Euch also anders überlegen solltet, könnt Ihr die Mails auch zurückholen.
Noch ein Hinweis: Standardmäßig zeigt Gmail bei der Suche nur die E-Mails an, die sich im Posteingang befinden. Wenn ihr die E-Mails von demselben Absender in Eurem Spam-Ordner oder auch aus Eurem E-Mail-Archiv löschen möchtet, scrollt ganz nach unten auf der Seite und klickt auf „Mehr anzeigen“.“
Optional: Suche mit Optionen verfeinern
Vor allem, wenn Ihr nicht nur ein paar Dutzend, sondern Hunderte oder Tausende Mails durchforsten müsst, könnt Ihr Euch den Job mit dem Einsatz von erweiterten Suchoptionen leichter machen. Gmail blendet am oberen Rand eine Leiste ein, über die Ihr weitere Suchverfeinerungen vornehmen könnt.
So könnt Ihr die Suche unter anderem auf bestimmte Zeiträume beschränken, etwa auf Mails, die älter als sechs Monate sind – insbesondere bei Mails mit aktuellen Inhalten sind ältere Nachrichten ja häufig nicht mehr so wichtig und damit eher ein Löschkandidat.
Praktisch ist auch die Suche nach Mails mit Anhängen. Damit könnt Ihr nicht nur bei Bedarf wichtige Anhänge wiederfinden, sondern auch besonders große Mails leichter aufspüren und löschen. Noch besser funktioniert das aber freilich mit Filtern – mehr dazu weiter unten :)
Mails mit Suchoperatoren finden
Alternativ zur Klick-Methode könnt Ihr auch das Suchfeld von Gmail verwenden, um unerwünschte Mails zu finden. In diesem Fall hilft Ihnen der „from“-Operator Euch dabei, die gewünschten E-Mails abzurufen.
Gebt in Gmail from: Absendername ein und drückt die Eingabetaste. Sie sehen eine Liste aller E-Mails, die Sie jemals vom Absender erhalten haben.
Um sie zu entfernen, markieren Sie das „Auswählen“-Kästchen und klicken Sie auf „Löschen“. Wenn es viele E-Mails gibt und Sie sie alle löschen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie auf „Alle Unterhaltungen auswählen, die dieser Suche entsprechen“ klicken.
Es gibt ein paar Tricks, um die Suche effizienter zu gestalten. Ihr könntet unter anderem zwei Suchoperatoren kombinieren. Nehmen wir an, Ihr wollt nur ungelesene E-Mails prüfen. In diesem Fall würdet Ihr das Suchfeld anklicken und from: Absendername label: unread eingeben.
Nutzt Ihr die Label-Funktion von Gmail ohnehin, könnt Ihr hinter label: auch einfach den entsprechenden Label-Namen eingeben, um entsprechende Mails zu finden. Der Prozess ist noch effizienter, wenn Gmail Eure E-Mails automatisch beschriftet; die entsprechenden Funktionen findet Ihr in den Einstellungen von Gmail.
Nachrichten per Filter finden und löschen
Falls Ihr mehr Kriterien benötigt, um zu entscheiden, welche E-Mail Ihr löschen möchtet, solltet Ihr einen Filter verwenden. Gmail macht es recht einfach, verschiedene Suchfilter einzurichten, mit denen Ihr E-Mails nach Euren Kriterien filtert. So könnt Ihr E-Mails schnell nach dem Betreff, bestimmten Wörtern oder danach, ob sie Anhänge haben oder nicht, identifizieren.
Wählt im Posteingang über den Haken eine der E-Mails aus, die Ihr löschen möchtet. Klickt anschließend auf das Drei-Punkte-Symbol oben auf der Seite und wählt „Ähnliche Nachrichten filtern“ aus dem eingeblendeten Menü aus.
Im aufklappenden Fenster legt Ihr weitere Kriterien fest, um die E-Mails herauszufiltern. Hier könnt Ihr unter anderem bestimmte Suchbegriffe ein- oder ausschließen, Nachrichten ab einer bestimmten Größe im Posteingang herausfiltern oder auch Mails Sobald Ihr fertig seid, klickt auf Suchen. Wählt die gesamte Liste an gefundenen Mails aus und klickt auf Löschen, um Platz im Gmail-Posteingang zu scahffen.
Wenn Ihr Euch das Leben erleichtern wollt, könnt Ihr auch einen dauerhaften Filter einrichten. Geht dazu nach den oben genannten Anweisungen vor, und wählt anstelle von Suchen im letzten Schritt den Punkt Filter erstellen. Dann wählt im nächsten Fenster aus, was Gmail tun soll, sobald Ihr eine E-Mail vom ausgewählten Absender erhaltet.
Ihr könnt Mails, die dem Filter entsprechend, unter anderem archivieren, als gelesen markieren oder ein Label anwenden. Wenn Ihr sie im Auge behalten möchtet, während Ihr sie leicht verwaltet, empfehlen wir, eines Eurer vorhandenen Labels zu verwenden. Es besteht auch die Möglichkeit, ein neues Label zu setzen, um Euren Posteingang leichter zu verwalten. Dabei könnt Euch auch der nächste Tipp helfen.
E-Mails durch Farbkodierung organisieren
Ein ordentlich sortierter Posteingang ist ein effizienter Posteingang. Mit der Farbkodierung von Gmail könnt Ihr Eure E-Mails schnell und effektiv organisieren und so die Übersicht behalten. So geht’s:
Wählt eine E-Mail aus, die Ihr farblich kennzeichnen möchtet. Klickt auf die Label-Schaltfläche (Ihr findet sie direkt neben dem Drei-Punkte-Symbol oben auf der Seite) und wählt Label hinzufügen. Gebt einen Namen für das Label ein.
Gmail zeigt die so erstellten Label in der Seitenleiste links. Fahrt Ihr hier mit der Maus über den Labelnamen und klickt auf die drei Punkte, könnt Ihr mit Labelfarbe eine farbige Markierung festlegen. Falls Ihr jemals das Bedürfnis habt, eine visuelle Überarbeitung Eures Posteingangs vorzunehmen, könnt Ihr die Farben Eurer Labels natürlich jederzeit ändern.
Sobald Ihr das Label erstellt habt, könnt Ihr es auf alle zukünftigen E-Mails anwenden, die Ihr von diesem Absender erhaltet. Wählt einfach die E-Mail aus und klickt dann auf das Label-Symbol oben auf der Seite. Wählt das zuvor erstellte Label aus der Liste aus.
Über die oben gezeigte Filtermethode könnt Ihr außerdem automatisch neu eingetroffene und bereits vorhandene Mails mit Euren Labels sortieren.
Mit dieser Methode könnt Ihr E-Mails von bestimmten Absendern oder auch bestimmter Kategorien auf einen Blick identifizieren. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, Eure E-Mails zu kategorisieren, z.B. nach Arbeit, Freizeit oder Wichtigkeit.
Leerer Posteingang für den Seelenfrieden
Mit diesen einfachen Schritten könnt Ihr Euren Posteingang aufgeräumt und organisiert halten und gleichzeitig Eure Arbeitsabläufe in Gmail verbessern. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche – und weniger Zeit für das Durchsuchen von E-Mails.
Tatsächlich kann es sich in mehrfacher Hinsicht lohnen, für Ordnung in Eurem E-Mail-Postieingang zu sorgen. Es gibt mittlerweile mehrere Studien, die darauf hinweisen, dass ein überfülltes E-Mail-Postfach ein Verursacher von Stress sein kann – oh, die Wunder unserer Zeit…. Hier sind einige relevante Forschungsergebnisse:
- Eine Studie aus dem Jahr 2012 mit dem Titel „The Dark Side of Information Overload: Exploring the Relationship between Information Overload and Psychological Well-Being“ (Die Schattenseite von Informationsüberlastung: Untersuchung der Beziehung zwischen Informationsüberlastung und psychischem Wohlbefinden) hat gezeigt, dass ein überfüllter Posteingang zu erhöhtem Stress und Belastung führen kann. Die ständige Präsenz von unerledigten E-Mails kann die kognitive Überlastung verstärken und das Wohlbefinden beeinträchtigen.
- 2018 untersuchten Autorinnen und Autoren unter dem Titel „E-mail interruptions and individual performance: is there a silver lining?“ (E-Mail-Unterbrechungen und individuelle Leistung: Gibt es einen Silberstreif am Horizont?) zwei größere Studien zum Thema Belastung durch E-Mails. Die Studien zeigten, dass vor allem Unterbrechungen durch unwichtige Mails die subjektive Arbeitsbelastung erhöhen und somit die Leistung negativ beeinflussen. Im Gegensatz dazu hatten kongruente Unterbrechungen durch Mails, die bei der eigentlichen Arbeit weiterhelfen, einen positiven Einfluss auf die Leistung.
Außerdem wurde festgestellt, dass bestimmte Techniknutzungen während der Unterbrechungen signifikante Auswirkungen auf die Achtsamkeit und Arbeitsbelastung hatten. Zum Beispiel waren das Üben und erneute Verarbeiten von Nachrichten positiv mit Achtsamkeit verbunden, während parallele Kommunikation und das Belassen von Nachrichten im Posteingang die Arbeitsbelastung erhöhten. Das Löschen von Nachrichten hingegen verringerte die Arbeitsbelastung.
Eine Suche auf Portalen wie PubMed oder Google Scholar liefert schnell noch weitere ähnliche Studien zur Belastung durch E-Mail-Stress hervor. Solche Untersuchungen zeigen, dass es sich durchaus lohnen kann, einen überfüllten Posteingang anzugehen. Durch die Bereinigung des Posteingangs und die effektive Verwaltung von E-Mails könnt Ihr im Idealfall Euer Stress-Niveau sinken und das Wohlbefinden verbessern.
Wenn das nicht der Fall ist, könnt Ihr Euch aber zumindest über mehr Platz in Eurem Gmail-Konto freuen. Das ist doch auch nicht verkehrt, oder?
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