Kanban-Boards wie Trello und Kanboard schließen die Lücke zwischen To-Do-Liste und Projektmanagment. Aufgabenverwaltung, die Spaß macht:

Eine Master-Arbeit? Ein Urlaub mit 5 Personen? Eine neue Terrasse? Aufgaben warten überall und wenn es komplex wird, kommt man schnell aus dem Tritt. Oberflächeliche To-Do-Listen waren gestern – macht es wie die Profis! Die nutzen heute schicke Tafeln mit bunten Kärtchen, die genau zeigen, was getan werden muss, was im Gange ist, wo es hakt und vieles mehr. Das Ganze geht natürlich kostenlos, im Browser und auf dem Smartphone.

Buzzwords: Kanban, Trello

Kanban ist aktuell eines der Lieblings-Buzzwords von Anzugträgern, eine Methode, nach der Toyota in den 60ern den Grundstein für seinen Erfolg gelegt hat und heutzutage ein beliebtes Werkzeug für das Projektmanagement überall dort, wo agil entwickelt wird, etwa mit Scrum. Und was hat das ganze Blabla mit Euch zu tun? Ihr müsst weder Autos noch Software entwickeln, die Kanban-Idee eignet sich auch super für kleine Projekte, sei es der Arbeitsalltag oder der Swimming-Pool im Eigenbau. Und Trello ist ein Tool, mit dem sich nach der Kanban-Idee arbeiten lässt.

Kanban in aller Kürze: Meist wird Kanban für Betriebe/Gruppen genutzt und viel Theorie-Unterbau gibt es auch, uns interessiert hier aber nur die reine Praxis für Einzelpersonen. Im Grunde geht es darum, die gute alte To-Do-Liste zu erweitern. Standardmäßig gibt es meist mindestens drei Listen: To-Do, Doing, Done, oft ergänzt durch eine Liste mit rohen Ideen. Zunächst werden Aufgaben als Ideen gesammelt und jeweils auf ein Kärtchen geschrieben. Aus den Ideen werden konkrete Aufgaben formuliert, die in die To-Do-Liste kommen. Kärtchen von Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, werden in die Doing-Liste verschoben. Und nach Abschluss kommt die Karte in die Done-Liste. Die Karten wandern also von links nach rechts über das Board.

kanban board by dennis hamilton

Ein Kanban-Board ganz ohne Technik und mit schöner Einteilung.
Quelle: Dennis Hamilton
Lizenz: CC-BY 2.0

Dabei gibt es ein paar Besonderheiten: Zunächst mal bekommen alle Kärtchen Farben, um beispielsweise in Form eines Ampelsystems problematische Aufgaben hervorzuheben. Zum anderen gibt es die sogenannten WIP-Limits: Ein Work-in-Progress-Limit limitiert die Anzahl der Aufgabenkärtchen in einer bestimmten Liste. Der Gedanke dahinter: Statt, dass Euch jemand einen riesigen Aktenstapel zum Abarbeiten auf den Schreibtisch knallt, holt Ihr Euch die Akten/Aufgaben selbst – und zwar nur so viele, wie Ihr auch wirklich gleichzeitig bearbeiten könnt. Und auch wenn Ihr nur für Euch selbst organisiert, hilft das gegen das Über-den-Kopf-wachsen.

Hinzu kommen etliche Details: Aufgabenkärtchen können mit Dingen wie Anhängen, Links, Kontakten, Personen, angedachter Bearbeitungsdauer, Fälligkeitsdatum und so weiter angereichert werden. Auch Unteraufgaben beherrschen viele Kanban-Boards, wie diese Übersichten heißen. Natürlich könnt Ihr Euch auch benachrichtigen lassen, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Viele Tools sind auch erweiterbar, um beispielsweise andere Projektmanagementwerkzeuge, Cloud-Speicher, Online-Services und so weiter einzubinden.

Trello ist das wohl bekannteste Tool für die Kanban-Arbeitsweise und kommt vom Anbieter Atlassian, der vielen beruflichen Nutzern durch das Wiki Confluence oder das Projekt-Tool Jira bekannt sein dürfte. Der kostenlose Trello-Account genügt für kleine, private Projekt meistens – Trello macht eher auf einfach denn auf funktionsreich. Trello ist ziemlich poliert und bietet natürlich auch eine schicke App für Mobilgeräte. Der typische Nachteil solcher Online-Services: Eure Daten landen bei Atlassian. Wenn es um den privaten Gartenausbau geht ist das wohl ziemlich egal. Wenn es aber um berufliche Projekte geht, personenbezogene Daten oder Ähnliches, ist das suboptimal. Aber es gibt natürlich Alternativen, auch im Open-Source-Bereich. Mit anderen Worten: Ihr könnt so etwas wie Trello (nur leistungsfähiger!) auch selbst hosten – auf Eurem Webspace, einer NAS oder direkt auf dem Desktop. Mehr dazu später, jetzt erstmal die Arbeit mit Trello:

Trello-Board anlegen

Bei Trello könnt Ihr Euch unter anderem mit einem Google-Konto anmelden. Anschließend erstellt Ihr ein neues Board mit einem schicken Hintergrund.

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Board anlegen.

Anschließend baut Ihr zunächst mal Eure Spalten, durch die die Kärtchen wandern sollen. Mit To-Do, Doing, Done habt Ihr eigentlich schon alles Nötige – aber Ihr könnt hier natürlich auch kreativ werden. Vielleicht bräuchtet Ihr nach Done zum Beispiel noch eine Phase für Abnahmen durch Bauamt, TÜV oder was weiß ich was.

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Spalten für die Bearbeitungsstatus erstellen.

Karten anlegen

Jetzt könnt Ihr die einzelnen Aufgaben anlegen. In jeder Spalte tippt Ihr einfach eine Aufgabe/einen Kartennamen ein und mit Enter kommt Ihr direkt zu nächsten Eingabe. Fahrt Ihr nun mit der Maus über einen Eintrag, seht Ihr zwei Symbole – klickt auf das Stift-Symbol. Hier dürft Ihr nun die wichtigsten Anpassungen direkt in der Liste machen, zum Beispiel Labels setzen.

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Aufgaben können direkt in der Liste angepasst werden.

Klickt also auf Lables bearbeiten. Über das erneute Stift-Symbol lassen sich den Farben Texte zuordnen, ein Klick direkt auf die Farbe fügt das Lebel der Aufgabenkarte hinzu.

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Labels setzen und beschriften.

Speichert die Schnell-Bearbeitung. Hier im Bild seht Ihr nun zwei zugeordnete Label sowie einen zugeordneten Benutzer (BB).

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Bearbeitung speichern.

Aber immer noch ist die Liste recht nackt. Klickt also dieses Mal direkt auf die eben bearbeitete Karte, um zu den kompletten Einstellungen zu kommen. Hier seht Ihr ganz oben bereits die zugeordneten Labels und Mitglieder, unten eine Liste all Eurer Aktivitäten.

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Das vollständige Bearbeiten-Menü einer Karte samt Log.

Hier gibt es beispielsweise Checklisten,, die sich hier erstellen und dann in anderen Karten nutzen lassen. Hilfreich ist das bei vielen Aufgaben, die selbst aus mehreren, immer gleichen Schritten bestehen.

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Checklisten sind wiederverwendbar.

Damit das Ganze auch was her macht, solltet Ihr reichlich Gebrauch von Anhängen machen: Bild-Anhänge tauchen direkt auf dem Board als Miniatur auf der Karte auf.

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Bilder bieten Übersicht und Eye-Candy ;)

Mit Trello arbeiten

Wenn die Planung einmal steht und Ihr mit der eigentlichen Arbeit anfangt, beschränkt sich die Trello-Aktivität auf das Verschieben von Kärtchen und eventuell das Anpassen von Labels und Checklisten. Das Verschieben geht einfach per Drag&Drop.

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Karten wandern per Drag&Drop von Spalte zu Spalte.

Ihr könnt noch Elemente kopieren und Spalten/Boards beobachten lassen, aber im Grunde war es das auch schon mit Trello. Dinge wie WIP-Limits gibt es dann nur über eine Erweiterung, bei Trello Power-Up genannt. Und wie gesagt, kostenlos gibt es davon nur zwei Stück.

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In Done-Spalte verschoben, Labels angepasst, Checkliste abgeschlossen – Aufgabe beendet.

Alternative: Kanboard

Die im Grunde wesentlich bessere Alternative ist Kanboard: Open Source, supereinfache Installation, keine Datenbank, keine Daten bei Dritten, Erweiterungen sind kostenlos, Funktionsumfang ist größer. Wenn Ihr Kanboard daheim nutzen woll, braucht Ihr natürlich einen Webserver. Die meisten NAS haben einen an Board, ansonsten könnt Ihr einen lokal mit Xampp einrichten.

Die Installation: Kopiert einfach das Kanban-Verzeichnis in Euer Web-Verzeichnis, den sogenannten Web-Root Eures Webservers. Und schon könnt Ihr Kanboard im Browser über localhost/kanboard beziehungsweise 192.168.178.100/kanbaord oder ähnlich aufrufen.

Wenn Ihr Trello schon mal probiert oder die obigen Schritte gelesen habt, dürftet Ihr mit Kanboard ziemlich schnell zurecht kommen – die Arbeitsweise unterscheidet sich nur im Detail. Allerdings ist Kanboard umfangreicher, weshalb die Navigation anfangs etwas umständlicher ist.

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Kanboard sieht etwas schlichter aus, kann aber deutlich mehr als Trello.

Kanboard-Erweiterungen müsst Ihr in der Regel lediglich in den Ordner plugins im Kanboard-Verzeichnis kopieren. So zum Beispiel die Erweiterung Coverimage, die für die hier im Screenshot zu sehenden Bilder auf den Karten zuständig ist.

Übrigens: Wenn Ihr keinen Bock auf Computer habt, könnt Ihr das Ganze auch am Whitebaord veranstalten – bei Amazon gibt es Kanban-Magnet-Sets. Für das extrareale Büro-Feeling.

Und wenn Euch das Thema Effizienz interessiert, schaut doch mal kurz hier rein.

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Über den Autor

Mirco Lang

Mirco Lang

Freier Journalist, Exil-Sauerländer, (ziemlich alter) Skateboarder, Dipl.-Inf.-Wirt, Einzelhandelskaufmann, Open-Source-Nerd, Stichwortschreiber. Ex-Saturn'ler, Ex-Data-Becker'ler, Ex-BSI'ler.

Computer-Erstkontakt: ca. 1982 - der C64 des großen Bruders eines Freunds.

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