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MeinungOffice

Büro-Koller: Excel-Fetischismus

Nichts gegen Excel, aber Leute, was stellt Ihr da bloß an?

Eine Excel-Liste zum Dokumentieren, was wo in einer Datenbank steht – lasst das mal sacken. Nein, das ist keiner technokratischen Dystopie entnommen, solche Dinge gibt es wirklich. Excel hat sich schon früh als eine der Büro-EDV-Skills überhaupt festgesetzt. Standardfrage in Bewerbungsgesprächen: „Können Sie Excel?“ Das wurde uns schon vor über 20 jahren in der Ausbildung eingetrichtert. Leider hat sich um die Tabellenkalkulation ein obskurer Irrglaube entwickelt, der Excel als die eine Antwort auf so ziemlich jede Frage versteht. Und überhaupt: Man kann auch Excel können, ohne Excel zu können …

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Axel F.

Ähh, ich meinte natürlich Excel F. U. Frage: Könnt Ihr Euch mit einem Taschentuch von sagen wir mal der Rewe-Eigenmarke Ja! die Nase putzen? Könnt Ihr Euch mit einem Haartrockner von Philips die Frisur entfeuchten? Oder Euch ein Brot mit Haselnuscreme ABC schmieren? Klar könnt Ihr, aber vermutlich verlangt Ihr nach Tempo, Fön und Nutella, richtig? All diese Produktnamen haben sich als Gattungsbezeichnungen durchgesetzt – Fön steht längst stellvertretend für alle Haartrockner, wie die Dinger eigentlich heißen. Fön war eine Marke der Firma AEG.

Mit Excel sieht es genauso aus: Ob jemand Excel kann ist völlig irrelevant, die Frage ist, ob Tabellenkalkulation beherrscht wird – ob Excel oder Calc aus den OpenOffice- und LibreOffice-Paketen, spielt kaum eine Rolle. Wer Tabellenkalkulation versteht, wird mit beiden Varianten schnell zurecht kommen. Leider setzen sich solche Erkenntnisse selten durch und daher lehren Schulen Tabellenkalkulation wohl fast immer am Beispiel Excel, sofern überhaupt. Und das ist schlicht beschissen.

Schon während des Studiums kann ich mich daran erinnern, dass sich hier und da Lehrende und Vertreter von zum Beispiel Werbeagenturen darüber beschwert haben, dass die Studenten nicht Bildbearbeitung lernen, sondern Photoshop. Das Problem dabei: Zunächst mal führt das dazu, dass die meisten Menschen von vorneherein auf ein bestimmtes Produkt geeicht werden – aus meiner Sicht ist das schlicht Mithilfe zur Monopolbildung durch Lehrende. Zum anderen verstehen die so indoktrinierten Studenten Photoshop oder auch Excel quasi als Referenz – und beschweren sich dann bei ersten Gehversuchen mit Gimp oder Calc, dass die Menüs anders aussehen, Tools anders heißen und so weiter.

TABELLEN-KALKULATION

Das zweite Problem ist aber noch schlimmer: Ja, in der Schule, im Studium oder in der Ausbildung lernt man häufig grundlegende EDV-Fähigkeiten – und darunter scheint der Kanon im Grunde nur Textverarbeitung (aka Word …) und Excel zu verstehen. Und dann sitzen die ausgebildeten Menschen irgendwann in irgendwelchen Büros. Und irgendwann kommt irgendwer und sagt Ihnen sowas wie: „Mach doch mal eine Liste all unserer Ansprechpartner in Asien, so mit Anschrift, Mail, Bemerkungen zur Person und so.“ Und was macht die typische Arbeitsbiene typischerweise bei solch einem typischen Arbeitsauftrag? Genau, eine Excel-Tabelle anlegen und 2.500 Menschen eintragen. Weil es doch so einfach ist. Und ich dann so: Aaaarrrrgghhh …

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Quiz-Frage: Was wird da kalkuliert? Das Produkt aus der Quersumme der Telefonnummer und der Postleitzahl?

xkcd – wie könnte man ohne leben …

Ein anderer typischer Arbeitsauftrag wäre, vor allem in kleineren Firmen: „Bau uns doch mal kurz eine Anwendung zur Verwaltung von Lagerbeständen.“ Und Bob Dobalina greift zur Excel-Verknüpfung und zieht sich für ein paar Tage in sein Cubicle zurück, um Formeln einzufügen, Eingabemasken aufzusetzen, Berichtsvorlagen zu designen und so weiter. Und wir alle dann, bitte im Chor: Aaaarrrrgghhh …

Jetzt mal zum Mitschreiben: Excel ist keine Datenbank. Excel ist keine Entwicklungsumgebung oder Programmiersprache.

Schuster und Leisten und so

Natürlich kann man mit Excel riesige Datenbestände erfassen. Natürlich kann man mit Excel ein komplettes ERP-System aufbauen. Natürlich kann Euch Euer Metzger die Schuhe zubinden, Eurer Steuerberater für ein paar Spiegeleier sorgen und Euer Gärtner Eure Versicherungen verwalten. Das geht! Und wenn Ihr schon einen Gärtner habt, aber keine Ahnung von Versicherungsvertretern, dann ist das soch auch, nun, sagen wir mal naheliegend.

Und genau das passiert bei Excel: Menschen kennen Excel. Excel ist was mit Tabellen. Tabellen beinhalten Daten. Also landen Daten in Excel. Warum aber liefern MS Office und alle anderen Office-Suiten auch ein DBMS mit, ein Datenbankmanagementsystem? Ganz einfach: Ja, Daten gehören in Tabellen – aber verwaltet werden sollten sie von einem dafür vorgesehenen DBMS, nicht von dem menschlichen Ersteller der Excel-Tabellen.

Eine Datenbank bietet die nötigen Werkzeuge zum Verwalten großer Datenmengen – Excel tut das nicht. In Datenbanken kann umfangreich gesucht werden, sie können verschmolzen werden, sind auf externe Anfragen ausgelegt, können in der Regel einfach exportiert, konvertiert und sonstwo importiert werden, lassen sich einfach für Webanwendungen nutzen und so weiter. Und je größer und komplexer Datenbestände und gewünschte Zugriffsoptionen sind, desto schlimmer wird so ein Vorhaben mit Excel: Klar lässt es sich als DBMS missbrauchen, aber es ist aufwändiger, unzuverlässig, nicht standardmäßig und schlicht nicht dafür vorgesehen. Und die Performance hat auch nichts mit Stand der Technik zu tun.

Dank Scripting-Fähigkeiten lassen sich via Excel tatsächlich echte Anwendungen realisieren, mit Eingabemasken, interner Verarbeitung und schicker Ausgabe in Form von Berichten – die EDV-Grundlage EVA halt. Dafür ist Excel schon ein wenig mehr geeignet als für Datenbanken, aber es ist immer noch Quark. Solche Anwendungen werden im Laufe der Zeit komplexer, die Ansprüche wachsen und irgendwann ist Excel mit seinem Latein am Ende. Man kann auch davon ausgehen, dass derartige On-the-fly-Entwicklungen nicht wirklich dokumentiert werden – und so ist nach dem Ausscheiden des einen Mitarbeiters oft die Pflege solcher Anwendungen quasi unmöglich. Ab einer gewissen Komplexität muss hier einfach richtig programmiert und entwickelt werden, so richtig mit Quellcode, Prozessen, Standards und so weiter. Ansonsten wird es sich rächen – garantiert, irgendwann.

Mal erlebt? Ein irrer „Spaß“.

Ich habe gar kein Problem mit der kreativen, zweckentfremdenden Nutzung von Dingen – das nennt sich Hacking und ist super. Aber nicht, wenn es professionell und produktiv sein soll und es sehr wohl etablierte Methoden und Hilfsmittel gibt! Eine Datenbank mit Excel aufzubauen könnte man tatsächlich fast schon als Hack bezeichnen – den allerdings kein (cleverer) Hacker durchziehen wollen würde.

Um es mal auf den Punkt zu bringen: Missbraucht man Excel für Datenbanken und komplexe Anwendungen, mag das im Kleinen noch gut gehen, aber im Laufe der Zeit oder des Wachstums wird daraus das berüchtigte, nicht performante, überkomplexe Kraut und Rüben.

Absurditäten

Nach so viel Gram hier ein paar Absurditäten – auch wenn der Fremdschämfaktor für IT-Anektoden wohl recht hoch ist.

Excel als Datenbank: Es war einmal in einem größeren Betrieb mit rund 700 Mitarbeitern. Es sollte eine Liste mit Personen/Gruppen erstellt werden, den dazugehörigen Projekten, Schnittstellen, Ansprechpartnern und dergleichen. Was genau damit später passieren sollte – unklar. Wäre eigentlich auch egal: Ab in eine SQL-Datenbank, dann kann man sich später um Zugriff und sowas kümmern. Aber wie es so oft so ist, wurde ein armer Mensch beauftragt, den Krempel in eine Excel-Tabelle zu zimmern. Kaum war die fertig, wollte das ganze Haus, an mehreren Standorten, Zugriff auf die Daten haben. Und Ihr ahnt es schon: Man blieb immer noch bei Excel. Also wurde gefrickelt und gefrickelt und gefrickelt, um irgendwie Webzugriff auf die Excel-Daten umzusetzen. Dass die Excel-Datei zunächst mal auf dem Rechner des Mitarbeiters lag … ach, was soll man dazu sagen. Ich glaube die temporäre „Lösung“ war dann, die Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk abzulegen. Es war nervtötend und hat nie ordentlich funktioniert. Der Grund? Ist doch klar: Irgendein Nicht-Techie, weiter oben in der Hierarchie, wollte sowas haben und kannte nur Excel. Also bitte Excel – denn es ist ja sooooo wichtig, dass normale Datenbanknutzer eine lokale Kopie von zentralen Datensätzen bearbeiten können ;)
Der Fairness halber: Es wurde dann irgendwann auf Datenbank umgedacht – und zwar auf Access … So viel Facepalm wie das bräuchte würde mir den Kopf absäbeln.

Excel als Datenbank-Index: Erinnert Euch an den ersten Satz im Artikel – das war mein Ernst! Einst, dieses Mal in einem deutlich kleinen Unternehmen, sollten einzelne Datensätze in einer recht umfangreichen SQL-Datenbank mit bestimmten Tags ausgestattet werden – mit einer speziellen Software. Als Beispiel etwa externe Ansprechpartner mit einer Syntax wie [Partner: Schmidt, Bosch]. Nun hat mal also eine Datenbank und in einigen von Tausenden Datensätzen solche Tags. Wie behält man nun die Übersicht, wo was genutzt wurde? Klar, man könnte die interne Funktion der Tag-Software nutzen, die diese Infos vorhält. Man könnte die Standardsuchfunktion des Datenbank-Frontends nutzen. Man könnte die DBMS-Suche im Backend nutzen. Man könnte sogar Dumps exportieren und auf reiner Textebene suchen. Und Freund RegEx unterstützt dabei. Aaaaaaaaber: Es sollte dann doch eine Excel-Tabelle werden, in der Tags und Datensätze aufgelistet werden. Das lässt sich nichtmal mehr mit der angeblichen Einfachheit von Excel argumentieren, das muss ein Fetisch sein.

Das Ganze ist übrigens nicht bloß meine persönliche Wahrnehmung, guckt mal bei Google nach Excel abuse. Die Kollegen von Giga haben allerdings auch eine Galerie über sehr, sehr schönen Excel-Missbrauch ;)

Ein Reddit-User hat das ganze Dilemma wunderbar zusammengefasst:

Yep, genau so startet man ein IT-Support-Business ;)

Insofern: Tut Euch und vor allem allen anderen den Gefallen und setzt Tabellenkalkulation für das ein, wofür es gedacht ist – nicht als Reporting-Tool, CRM, Datenbank oder sonstwas. Das ist noch wichtger, als auf böse Dateinamen zu verzichten.

Quellen für das Einstiegsbild:
Foto von Donald Tong von Pexels
Foto von Lukas von Pexels

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Mirco Lang

Freier Journalist, Exil-Sauerländer, (ziemlich alter) Skateboarder, Dipl.-Inf.-Wirt, Einzelhandelskaufmann, Open-Source-Nerd, Checkmk-Handbuchschreiber. Ex-Saturn'ler, Ex-Data-Becker'ler, Ex-BSI'ler. Computer-Erstkontakt: ca. 1982 - der C64 des großen Bruders eines Freunds. Wenn Ihr hier mehr über Open Source, Linux und Bastelkram lesen und Tutonaut unterstützen möchtet: Über Kaffeesponsoring via Paypal.freue ich mich immer. Schon mal im Voraus: Danke! Nicht verpassen: cli.help

3 Kommentare

  1. Ganz nebenbei bemerkt ist Fön eine Marke der Firma AEG
    Zitat Wikipedia:
    Am 22. Januar 1909 ließ die Firma Sanitas den Namen Fön ins Markenregister eintragen − das Wort Föhn kann nicht geschützt werden. Nachdem Sanitas 1957 von der AEG übernommen wurde, durften nur AEG-Produkte Fön genannt werden. Die anderen Hersteller mussten ihre Produkte als Haartrockner bezeichnen.
    Zitat Ende
    :-)

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