Mit den richtigen Apps wird Euer Smartphone oder Tablet zum mobilen Dokumentenscanner – perfekt, um ratzfatz einen Beleg oder einen Brief einzuscannen.

Papierkram. Was. Gibt. Es. Schlimmeres? Schon dieses Wort: „Papierkram“. Schauderhaft. Und doch verfolgt es uns im Job, im Alltag, einfach überall. Doch wie so oft kann Euer Smartphone Euch auch hier das Leben ein wenig einfacher machen – und zwar, indem Ihr wichtige Dokumente ganz einfach schnell und ortsunabhängig einscannt und später per Cloud oder Kabel auf Euren Computer übertragt. Wir zeigen Euch, wie es geht!

Ob Ihr nun Belege für Eure Steuererklärung vorbereitet, den Garantieschein Eurer neuen Waschmaschine digitalisieren wollt oder Ihr einfach nur den Liebesbrief Eurer Freundin digital verwegen wollt, Scanner helfen Euch dabei. Allerdings ist es nervig, für jeden Kleinkram den Scanner anzuschließen oder das Multfunktionsgerät zu füttern. Besonders, wenn Ihr Eure Zettelwirtschaft unterwegs in den Griff kriegen wollt ist es mehr als nützlich, einfach das Smartphone (oder alternativ das Tablet mit passender Kamera) zu zücken und alles einzuscannen, was Ihr aus irgendeinem Grund dauerhaft archivieren wollt.

Der App Store und Google Play Store bieten eine ganze Reihe von Apps, die Euer Smartphone oder Tablet zum tragbaren Dokumentenscanner machen. Mein persönlicher Favorit? Scanbot von Doo. Die App bietet einen angenehmen Workflow, lässt sich schon in der kostenlosen Version vielseitig nutzen und bietet eine gute Anbindung an Cloud-Dienste wie Dropbox, Evernote und Co. Scanbot erstellt PDFs und JPG-Dateien, die sich in der optional freischaltbaren Pro-Version per OCR-Texterkennung auch durchsuchen lassen. Die Android-Version von Scanbot bekommt Ihr hier, wollt Ihr das iPhone oder iPad als Scanner nutzen, geht’s hier entlang. Übrigens: Als Alternative zu Scanbot kann ich Euch auch CamScanner empfehlen, allerdings bin ich kein Fan des Abo-Modells, dass die Macher vor einiger Zeit eingeführt haben. Wenn Ihr noch mit einem älteren Android-Boliden unterwegs seid, ist CamScanner aber vermutlich die bessere Wahl, da es im Gegensatz zu Scanbot auch mit Androiden funktioniert, die noch nicht auf Version 4 aktualisiert wurden…

Im Folgenden zeigen wir Euch, wie Ihr ein mehrseitiges Dokument (im Beispiel ein… öhm… Artikel-Meisterwerk meinerseits für die gute, alte Foto Praxis) mit dem Smartphone einscannt und als PDF verschickt. Das ganze funktioniert natürlich genauso mit Visitenkarte, Rechnungen, Briefen und überhaupt allem, was sich so scannen lässt.

1. Scan starten

Der Start ist simpel: Breitet das Dokument möglichst eben auf einen Tisch aus und sorgt für möglichst gute Lichtverhältnisse. Nun startet Ihr Scanbot und tippt auf das Plus-Symbol. Die App wechselt in die Vollbild-Kamera und wartet darauf, ein Dokument zu erkennen. Haltet das Handy dazu möglichst gerade und ruhig über das Dokument und wartet, bis Scanbot die Umrisse des Papiers erkannt hat (Ihr könnt diese später noch korrigieren). Ist dies erfolgt, nimmt Scanbot automatisch ein Foto auf und wechselt in die Bearbeitungsansicht. Wollt Ihr mehrere Seiten einscannen, wischt hier einfach von rechts nach links und macht mit den nächsten Seiten weiter.

2. Scanqualität anpassen

Damit Ihr Texte später besser lesen könnt, bietet Scanbot die Möglichkeit, die Scanqualität anzupassen. Tippt hierzu auf den farbigen Kreis in der Symbolleiste und sucht aus den eingeblendeten Vorschaubildern die passende aus. Für Briefe lohnt es sich in der Regel, eine Version mit höherem Kontrast zu nehmen, damit die Texte klarer erscheinen.

3. Seitenumrisse im Dokumentenscanner anpassen

Scanbot versucht automatisch, den bedruckten Teil einer Seite zu erfassen und schneidet den Rest des Kamerafotos ab. Das klappt oft, aber nicht immer. Aus diesem Grund könnt Ihr über das Zuschneiden-Werkzeug auf der Symbolleiste den eingescannten Ausschnitt anpassen. Zieht dazu einfach die Seitenumrisse so zurecht, dass der Text und die Bilder, um die es geht, umrahmt sind.

4. Gescannte Seiten als PDF sichern

Seid Ihr mit dem Ergebnis zufrieden, tippt auf „Sichern“, um den Scan als PDF auf Eurem Smartphone zu speichern; alternativ könnt Ihr das Dokument über die Menü-Taste noch umbenennen oder misslungene Scans über das X-Symbol löschen. Habt Ihr mehrere Seiten eingescannt, fragt Euch die App, ob Ihr diese zu einem Dokument zusammenfassen oder einzeln speichern möchtet – das ist Euch überlassen.

5. Gescannte Dokumente öffnen und bearbeiten

Alle mit Scanbot eingescannten Dokumente seht Ihr im Startbildschirm der App. Tippt eines an, um zu öffnen. Hier könnt Ihr es mit einer externen App öffnen oder die PDFs über „Bearbeiten“ direkt auf dem Smartphone bzw. Tablet editieren. Die Möglichkeiten sind dabei zwar überschaubar (Ihr könnt beispielsweise Texte mit einem virtuellen Textmarker hervorheben oder Kommentare ins PDF einfügen), aber für einfache Anwendungen durchaus brauchbar.

6. Gescannte Dokumente teilen und hochladen

Da Ihr die PDFs vermutlich eher auf Eurem PC bzw. Mac als auf dem Handy braucht, bietet Scanbot diverse Optionen, die gescannten Dokumente zu übertragen. Das funktioniert beispielsweise über die Teilen-Schaltfläche von Android, mit der Ihr die PDFs einfach in eine andere App übergeben könnt, um sie etwa per Mail zu verschicken. Unter iOS übertragt Ihr die PDFs am einfachsten in Eure iCloud, wo sie per iCloud Drive gleich unter Mac OS X verfügbar sind – ist iCloud auf Eurem iJedöhns bereits eingerichtet, müsst Ihr dafür nichts mehr konfigurieren. Tippt einfach auf „Hochladen“ und sucht Euch Euren Cloud-Dienst aus. Nach der Anmeldung könnt Ihr Eure PDFs damit ganz einfach übertragen.

7. Dokumente automatisch in die Cloud laden

Alternativ öffnet Ihr die Einstellungen und richtet den Auto-Upload der PDFs ein. Neben einer Reihe von bekannten Cloudspeicherdiensten könnt Ihr dabei auch auf ein WebDav-Konto zurückgreifen – praktisch, wenn Ihr eine OwnCloud betreibt oder die Scans schnell auf Eure NAS schubsen wollt. Die Einrichtung des Auto-Uploads erfolgt komfortabel per Assistent. Ihr solltet aber unbedingt die Option aktivieren, den Upload nur bei einer WLAN-Verbindung zu nutzen – andernfalls knabbert Scanbot schnell an Eurem Datenvolumen.

Alles in allem bleibt das sagenumwobene papierlose Büro zwar wohl auch mit Scanbot noch ein Traum, aber die App hilft immerhin, den alltäglichen Papierkram ein klein wenig seines Schreckens zu nehmen!

Über den Autor

Boris Hofferbert

Freier Journalist, seit seligen Amiga-Tagen technikbegeistert, schreibt über Windows, Smartphones, Games und eine Menge anderen Kram

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