Anleitung: Abwesenheitsnotiz in Gmail einstellen
Googles E-Mail-Dienst Gmail wird von Millionen Menschen weltweit genutzt. Auch ich lasse sowohl meine privaten als auch meine beruflichen Mails (letztere wie Gapps) von Google verwalten. Das liegt vor allem daran, dass ich kein Fan klobiger Mailprogramme wie Thunderbird oder Outlook bin und lieber alles im Browser erledige. Wie es sich für einen guten Maildienst gehört, ist es bei Google Mail möglich, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Aktiviert Ihr diese, antwortet Gmail automatisch auf eingehende Mails. Das ist zum Beispiel dann praktisch, wenn Ihr in den Urlaub fahrt oder einfach einmal Eure Ruhe haben wollt. Auch bei Krankenhausaufenthalten oder anderen Ausfällen haben mir die Abwesenheitsfunktionen von Gmail schon diverse Male geholfen. Die Einrichtung ist einfach!
1. In Gmail einloggen
Am einfachsten richtet Ihr die Abwesenheitsnotiz in Gmail über einen Desktop-Browser ein. Besucht also die Gmail-Startseite und loggt Euch in das Konto ein, für das Ihr eine Abwesenheitsnotiz erstellten möchtet.
2. Gmail-Einstellungen aufrufen
Im Google-Posteingang klickt Ihr oben rechts auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend wählt Ihr aus dem eingeblendeten Menü den Eintrag Einstellungen.
3. Abwesenheitsnotiz eingeben
In den Gmail-Einstellungen scrollt Ihr nun gaaaaaanz nach unten. Hier findet Ihr das gewünschte Feld Abwesenheitsnotiz. Klickt hier in das Eingabefeld und tragt den Text ein, den Eure Kontakte automatisch erhalten sollen. Wie bei E-Mails könnt Ihr dabei auch auf eine Formatierung zurückgreifen. Nutzt dazu einfach die diversen Möglichkeiten, die Euch die Leiste über dem Text anbietet. Tragt außerdem einen Betreff ein, der deutlich macht, dass Ihr nicht erreichbar seid.
4. Zeit für Abwesenheit festlegen
Per Klick auf das Feld Beginnt bestimmt Ihr einen Tag, ab dem Gmail die automatischen Antworten verschickt. Wisst Ihr schon, wie lange Ihr weg seid, könnt Ihr durch aktivieren von Letzter Tag ein automatisches Ende der Abwesenheitsnotiz festlegen. Lasst Ihr das Feld offen, markiert Google Euch solange als "Out of office", bis Ihr die automatischen Antworten in den Einstellungen deaktiviert.
5. Optional: Abwesenheitsnotiz nur an Kontakte verschicken
Standardmäßig versendet Gmail Eure "Ich bin nicht da"-Nachricht an alle eingehenden Mails. Das gilt also auch für Newsletter und andere "unpersönliche" Meldungen. Habt Ihr Eure Kontaktdatenbank gut gepflegt, könnt Ihr das verhindern: Aktiviert einfach den Punkt Abwesenheitsnotiz nur an meine Kontakte schicken. Das hat allerdings den Nachteil, das neue Nachrichten von bislang nicht bekannten Kontakten nichts von Eurer Abwesenheit mitbekommen.
6. Angaben prüfen und Abwesenheitsnotiz starten
Seid Ihr mit den Einstellungen zufrieden? Dann klickt auf den Punkt Abwesenheitsnotiz aktiviert. Anschließend schaltet Ihr die automatische Abwesenheitsnotiz über die Schaltfläche Änderungen speichern ein. Um zu prüfen, ob alles funktioniert, wechselt Ihr einfach auf die Startseite von Gmail. Seht Ihr hier oben eine gelbe Leiste mit dem Hinweis Abwesend, ist alles in Ordnung. Über diese könnt Ihr Eure Abwesenheit auch mit einem Klick beenden.
In diesem Sinne: Wir wünschen eine schöne Auszeit vom E-Mail-Stress ;)
