
Die eRechnung ist da – und seit Anfang 2025 verpflichtend. Die E-Rechnung zwingt vor allem Freiberufler und Solo-Selbstständige zum Umdenken: Während bislang einfach per E-Mail versendete PDF-Dateien zur Rechnungsstellung möglich waren, muss jetzt im B2B-Bereich das maschinenlesbare XML-Format herhalten.
Das ist eine erhebliche Komplizierung einfacher Sachverhalte und ziemlich knifflig. Zum Glück gibt es am Mac und für Windows einige Gratis-Programme, die bei der Erstellung und dem Auslesen von E-Rechnungen helfen und das Problem mit wenigen Handgriffen lösen.
Welche Formate für die E-Rechnung gibt es?
Doch zunächst ein Blick auf das Format der E-Rechnung: In ihrer "puren" Form handelt es sich dabei um eine XML-Datei, die ähnlich aufgebaut ist wie der Quelltext einer Website oder ein modernes Microsoft-Word- oder Libre-Office-Dokument in der Quellcode-Ansicht. Und das ist wirklich nichts, womit man sich regelmäßig herumschlagen möchte:

Immerhin lässt sich ein solches XML mit jedem Text-Editor bearbeiten, aber das ist dann – zumindest auf Ebene der Rechnungsstellung von Solo-Selbstständigen, Freelancern oder auch Bloggern wohl der einzige Vorteil. Eine derart formatierte E-Rechnung ist zum Beispiel auch Voraussetzung, um Rechnungen an Behörden zu stellen: Mit der XRechnung gibt es ein speziell für Deutschland entwickeltes und von deutschen Behörden eingefordertes E-Rechnungs-Format.
XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um.
ZUGFeRD: E-Rechnung für Menschen
Zum Glück gibt es aber auch das ZUGFeRD-Format. ZUGFeRD ist ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wer jetzt schon wütend in die Tischplatte beißen will ob des deutschen Behörden-Humors (immerhin heißt die allseits beliebte Steuer-Software ja auch nach einem diebischen Vogel), dem sei hiermit gesagt: Es ist halb so schlimm!
Eine ZUGFeRD-Rechnung umfasst die visuelle Darstellung der Rechnung für den Menschen und maschinenlesbare strukturierte Daten.
... heißt es in der Wikipedia. Auf das Wesentliche Heruntergebrochen ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF mit eingebetteter XRechnung. Das ist praktisch. Und genau das, was das Freelancer-Leben extrem erleichtern kann. Nun gibt es natürlich ein Problem: Gängige Office-Suiten beherrschen das Format natürlich (noch) nicht ab Werk. Einzige Ausnahme ist LibreOffice seit Version 25.2, das Mithilfe der Open-Source-Bibliothek Mustang zur E-Rechnungs-Erstellung und -Verwaltung überredet werden kann.
LibreOffice-Experte Robert Großkopf hat freundlicherweise ein PDF erstellt, in dem die ganze E-Rechnungs-Thematik samt ZUGFeRD in LibreOffice haarklein erklärt wird. Wer sich damit beschäftigen möchte, findet in diesem PDF und auf seiner Website alle notwendigen Infos.
Dummerweise hat die Sache (natürlich) einen Haken: Zwar gibt es LibreOffice für den Mac und Windows, doch die wenigsten Solo-Selbstständigen möchten sich mit der komplexen Thematik herumschlagen, zumal sie in diesem Fall auch Datenbanken für die Buchhaltung umfasst.
Einfache Lösungen für Solo-Selbstständige und Freelancer am Mac
Die meisten "Solos" brauchen keine solch aufwändige Lösung, stattdessen wollen sie einfach E-Rechnung-konforme Rechnungen erstellen und lesen können. Hierfür gibt es inzwischen einige Software-Tools, zuvorderst die bewährte App GrandTotal für MacOS: Die Software beherrscht die E-Rechnung samt ZUGFeRD und hat noch einige andere Vorteile für die Freelance-Rechnungsstellung, aber auch einen erheblichen Nachteil: GrandTotal ist vor einiger Zeit auf ein nicht ganz preiswertes Abo-Modell umgestiegen ist.
Immerhin: Die Gratis-Software InvoiceViewer des Herstellers ist schon einmal unserer erster Tipp: Mit ihr könnt Ihr nämlich E-Rechnungen im XML-Format ganz bequem wie ein PDF anschauen und bei Bedarf ausdrucken.

Eine weitere Alternative für den Mac ist RechnungProX von Thomas Roemert.
SubTotal: ZUGFeRD-Rechnungen mit MacOS, Windows, Android und iOS leicht gemacht
Auftritt: SubTotal, eine kleine Mac-App des deutschen Entwicklers Timo Partl, erlaubt schon in der kostenlosen Basisversion die Erstellung Rechnungen als PDF. Das ist natürlich inzwischen nicht mehr sinnvoll, reicht aber zum Ausprobieren aus.

Für die Erstellung eines PDFs mit eingebetteter E-Rechnung, ist leider die Pro-Version notwendig. Die bietet aber noch weitere Features – etwa iCloud-Sync, eigene Schriften oder zusätzliche Vorlagen – und ist mit einem 19,90-Euro-Einmalkauf ihr Geld auf jeden Fall wert. Die App gibt es inzwischen auch für iOS, Windows und Android.
Fakturama: Open-Source-ZUGFeRD-Lösung für den Desktop
Wer es lieber kostenlos mag, kann sich auch mit der OpenSource-Lösung Fakturama beschäftigen. Die quelloffene Software unterstützt die E-Rechnungs-Standards X-Rechnung und das praktische ZUGFeRD-Format, ist aber recht umfangreich und als Open-Source-Lösung auch nicht immer optimal bedienbar. Dafür ist die Software Gratis – und wird es auch künftig bleiben.
Keine Angst vor der E-Rechnung
Natürlich muss man kein Fan der E-Rechnung sein: Auch wenn es so manchem vorkommen mag, als sei die Regierung damit erst kurzfristig um die Ecke gekommen, um bewährte, einfache Prozesse unnötig zu verkomplizieren, so ist die E-Rechnung doch seit nunmehr 15 Jahren "am Kommen", wie der Rheinländer sagt. Und ist die einmal etabliert, dürfte sie tatsächlich eine Erleichterung sein.
Derzeit gibt es aber durch die scheinbar plötzliche Umstellung erhebliche Umstellungs-Wehen und Verwirrung: So mancher Freelancer oder Solo-Selbstständige hatte die Empfangspflicht ab 2025 und die zwingende Umstellung in den kommenden Jahren nicht auf dem Schirm. Im Format-Dschungel zwischen all den Software-Verkaufsseiten bei Google verläuft man sich außerdem schnell. Wichtig sind im Grunde aber nur drei Dinge:
- Eure Rechnungen an andere deutsche Unternehmen im B2B-Bereich, sollten schnellstmöglich auf E-Rechnungen umgestellt werden – dann habt Ihr's erledigt.
- Wenn Ihr Rechnungen an Privatleute stellt – etwa als Hochzeitsfotograf oder Heilpraktiker – seid Ihr NICHT betroffen: Ihr könnt weiterhin wie gehabt PDFs oder Papierrechnungen stellen.
- B2B-Rechnungen an ausländische Unternehmen sind ebenfalls bislang nicht betroffen (etwa: Rechnung an einen Auftraggeber in Österreich). Aber Vorsicht: Je nach Land kann die Gesetzeslage den dort notwendigen E-Rechnungs-Standard verlangen.
Fazit: Mit der passenden Software halb so wild
Am Ende des Tages ist es vor allem wichtig, dass Ihr Euch keine unnötigen Sorgen macht: Zum Einen ist die "Pflicht" noch gar keine, denn noch bis 2027 können Unternehmen sich absprechen, dass sie weiterhin die alte Methode nutzen (Zwinker-Zwinker). In dieser Zeit könnt Ihr also noch in Ruhe überlegen, welche Software Ihr künftig einsetzen wollt.
Das ZUGFeRD-Format erleichtert den Umgang mit E-Rechnungen erheblich. Dem ZUGFeRD ist es in den vorgestellten Lösugnen egal, ob E-Rechnung an Business-Kunden oder Papierrechnung an Privatkunden verschickt: Beides geht, und Ihr habt immer automatisch eine E-Rechnung, die Ihr für Eure Buchhaltung und Steuerberatung nutzen könnt.
Die erste Aussage im Text ist flasch bzw. irreführend. Es ist seit Anfang des Jahres nur verpflichtend eRechnungen zu empfangen. Für das Ausstellen gibt es, insbesondere für kleine Unternehmen, noch längere Übergangsfristen.
Der Inhalt der verlinkten Website bezieht sich ausschließlich auf Rechnungen an Bundesbehörden. In dieser Konstellation gilt die Sendepflicht aber bereits seit Ende 2020 (was auch dort steht). Das ist dann aber eine individuelle Vorgabe des Rechnungsempfängers (in dem Fall der Bund) und eben keine Gesetzesvorgabe.
Gruß Olaf
Yep, stimmt.
Tatsächlich gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG eine dauerhafte Ausnahme – auch nach 2026 dürfen diese noch „sonstige Rechnungen“ ausstellen (https://www.bundesrat.de/SharedDocs/drucksachen/2024/0501-0600/529-24.pdf). Für alle anderen gelten Übergangsregeln (außer eben mit Behörden), sprich bis Ende 2026 dürften nach Absprache auch noch die guten alten PDF-Rechnungen genutzt werden.
Lustig: Die Empfangspflicht gilt für alle, auch ohne Einwilligung, seit dem 1.1. – wer also dem Kleinunternehmer-Gärtner künftig eine E-Rechnung im XML-Format schickt, macht alles richtig. Ich befürchte nur, der wird damit nichts anfangen können …