Es gibt Menschen, die für alles einen ordentlich geführten Papierordner haben. Interessanterweise sind gerade diese Leute superschlunzig, wenn es darum geht, Dokumente digital abzulegen: Rechnungen, Quittungen, offizielle Briefe, Scans, solche Dinge. Da kursieren Dateinamen wie "Scan 10.10.2016" und kein Mensch weiß, was das für eine Datei ist – oder wie man sie wiederfindet. Erkennt Ihr Euch oder einen Verwandten/Bekannten wieder? Dann seid Ihr hier genau richtig.
Dabei ist die Ablage auf dem Rechner und/oder der Cloud doch viel angenehmer und praktischer, als den Kram nochmal auszudrucken und irgendwo in einen Ordner abzulegen. Die Suchfunktionen moderner Betriebssysteme – egal ob Windows, macOS, iOS oder Android – sind zwar inzwischen sehr gut. Doch sie ersetzen kein sinnvolles Ablagesystem. Und genau das zeige ich Euch jetzt.
Der Dateiname: So wichtig!
Ja, die Scan-Software gibt einen Dateinamen vor. Egal ob auf dem Smartphone oder am richtigen Scanner. Und wer hier aus vermeintlicher Zeitnot einfach auf "Speichern" drückt, darf sich künftig, wenn das Dokument benötigt wird, über dümmliche, nichtssagende Dateinamen freuen. "Scan 2016-01-19" ist nichts, womit irgendwer irgendwas anfangen kann.
Been there, done that und ich sage Euch: Tut es nicht! Denn viele PDF-Dateien sind zum Beispiel nicht für die Suchfunktionen am Rechner optimiert: Etwa, wenn kein automatischer OCR (Texterkennung) durchgeführt wurde, die OCR-Infos bei irgendeiner Konvertierung verloren gegangen sind oder die Dokumente so alt sind, dass sie schlicht keine entsprechenden Infos beinhalten.
Überlegt Euch stattdessen ein Dateinamen-System. Das müsst Ihr nicht jedes Mal identisch sein, aber sollte einer gewissen Logik folgen. Ich nutze zum Beispiel eine Kombination aus Datum des Schreibens (etwa: Rechnungsdatum), kurze Inhaltsbeschreibung, Zeitraum. Das passt für die meisten Dokumente:
20261012_Vodafone-Rechnung_202609
Bedeutet: Eingangsdatum ist der 12.10.2026. Es handelt sich um eine Vodafone-Rechnung. Und zwar für den Zeitraum September 2026. Einfach, effizient, gut – und jederzeit leicht auffindbar, wenn Ihr "Vodafone-Rechnung" auf Eurem Computer sucht. Das spart Euch stundenlanges durchklicken möglicher Kandidaten.
Ihr könnt das System natürlich für Eure Zwecke anpassen: Vielleicht wollt Ihr den Namen voranstellen oder das Eingangsdatum weglassen, es spielt keine Rolle: Ein solches Schema, wenn Ihr es durchzieht, erlaubt Euch, eine Datei jederzeit wiederzufinden.
Ordnerstruktur: Zentrale Ablage mit Unterordnern
Zusätzlich zum "richtigen" Dateinamen verwende ich auch eine Ordnerstruktur, um die Dokumente zu abzulegen. Das hat den Vorteil, dass ich auch über Verknüpfungen/Aliase an Mac und PC schnellen Zugriff auf dem Desktop ablegen kann.
In meinem Fall wären das zum Beispiel Sachen, die für den Steuerberater relevant sind: Hierfür habe ich für jedes Jahr einen Ordner, in den ich erst einmal alles Passende hineinwerfe. Wenn ich Zeit und Muße habe, sortiere ich den Kram für meine eigene Übersicht auch noch in Unterordner.
Macht es so, wie es Euch passt
Das System ist allerdings mit Vorsicht zu genießen, je nach Komplexität Eures Ablagesystems kann es passieren, dass über die Jahre dutzende Ordner "Rechnungen" entstehen, nämlich für jedes Jahr. Das könnt Ihr aber elegant vermeiden, indem Ihr bei jedem Ordner das Jahr hinzufügt, etwa:
| Dokumente
| - Arbeit_2026
| -- Reisekosten-Abrechnungen_2026
| --- 20261001_Reisekosten.pdf
Ihr könnt es natürlich auch umgekehrt machen, etwa indem Ihr das System invertiert und statt der Jahresordner Ordner für den Dokumenttyp anlegt. Hier ein Beispiel:
| Dokumente
| - Arbeit
| -- Reisekosten
| --- Reisekosten-Abrechnungen_2026
| ---- 20261001_Reisekosten.pdf
Es bleibt Euch überlassen, wie genau Ihr das Ablagesystem ausgestaltet. Wichtig ist nur, dass es für Euch logisch ist und dass Ihr Eure Ordner und Dateien auf dem Rechner leicht wiederfinden könnt.
Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob Ihr die Ordner zur Dateiablage lokal oder in der Cloud anlegt: Die Cloud hat natürlich den Vorteil, dass die Dateien auf allen Geräten verfügbar sind, aber den Nachteil, dass sie möglicherweise nicht in Backups enthalten sind. Dementsprechend gibt es unter Windows und macOS für betreffende Ordner die Funktion "Immer auf diesem Gerät behalten" bzw. "Laden und behalten", die Ihr per Rechtsklick auf den Ordner auslöst. So wird der Dokumente-Ordner sowohl auf dem Rechner, als auch in der Cloud vorgehalten – und fließt in Eure hoffentlich regelmäßigen Backups ein.
Bonus: Dokumente sinnvoll scannen
Und nun noch der Abschluss des Kreises zur Einleitung: Scanner-Software – egal ob per Smartphone oder mit einem "echten" Scanner – kann inzwischen oft automatische Texterkennung (OCR). Das ist extrem nützlich, ist aber nicht immer eingeschaltet. Viele Cloud-Apps – etwa OneDrive-Scan oder auch Apples Scanfunktion über die Notizen-App, aber auch Dropbox, Evernote und Co. – besitzen eingebaute OCR-Funktionen, die zumeist auch "ab Werk" aktiv sind.
Bei manchen Apps muss diese Funktion aber einmalig oder bei jedem Scan ausdrücklich aktiviert werden. Achtet beim Scannen darauf, denn es gibt bei der Dokumentablage wenige Funktionen, die hilfreicher sind: Durch OCR können die Betriebssystem-Suchroutinen die PDFs ganz automatisch indexieren, und zwar nicht nur den Dateinamen, sondern eben auch den Inhalt – ein Segen, wenn Ihr mit vielen großen PDFs arbeiten müsst oder haufenweise kleine Dokumente herumfliegen habt, die noch kein sinnvolles Ablagesystem nutzen...
Schöner Artikel – und das von jemandem, der mal sagte:
Aber gut, bei meinem Gute-vs.-böse-Dateinamen-Artikel ging es auch mehr ins Dateinamendetail. Ein wenig ;)
Danke für den Post. Ich bevorzuge 2026-10-12 anstatt 20261012 da es menschlich besser lesbar ist. Kolleg*innen nutzen oft Unterstriche, die finde ich aber für die Eingabe schwiergier.
Gerne. Immer schön weiterleiten, wenn wieder jemand an seiner Dokumentablage verzweifelt :)