Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Word-Dokumenten sollen nicht alle Nutzer die gleichen Änderungsrechte haben? Hier hilft der Dokumentenschutz von Word.

Wer im beruflichen Umfeld mit Microsoft Word arbeitet, tut dies oft nicht alleine: Oft werden Word-Dokumente beispielsweise zur Kontrolle per Mail weitergegeben oder gleich gemeinsam bearbeitet. Dabei ist es nicht immer wünschenswert, dass alle Bearbeiter auch vollen Schreibzugriff bekommen. Nun könnt Ihr natürlich aus dem Word-Dokument ein PDF erstellen. Doch es geht auch eleganter! Word bietet die Möglichkeit, die Bearbeitung der Dokumente auf vielfältige Weise einzuschränken. Wir zeigen Euch, wie es funktioniert. 

1. Word-Dokument schützen

Um die Bearbeitung von Dokumenten einzuschränken, wechselt Ihr auf die Registerkarte Überprüfen. Hier klickt Ihr in der Gruppe Schützen auf Bearbeitung einschränken. Im nun eingeblendeten Menü legt Ihr nun im Detail fest, welche Bearbeitungen andere Nutzer durchführen dürfen und welche nicht.

Word Bearbeitung stoppen 01

2. Formatierung in Word-Dokumenten einschränken

Interessant ist beispielsweise der Punkt Formatierungseinschränkungen. Wie der Name schon sagt verhindert dieser, dass andere Bearbeiter bestimmte Formatierungen im Dokument vornehmen dürfen. Welche das sind, bestimmt Ihr über den Link Einstellungen…. Im nun geöffneten Menü legt Ihr fest, welche Formatvorlagen erlaubt sind. Ein Klick auf Empfohlenes Minimum aktiviert beispielsweise nur die wichtigsten Vorlagen, um eine Format-Kuddelmuddel zu verhindern. Im Bereich Formatierung könnt Ihr bei Bedarf noch weitere Details festlegen. Übernehmt die Änderungen mit einem Klick auf Ok.

Word Formatierungeinschränkungen

3. Bearbeitung von Word-Dokumenten einschränken

Neben den Formatierungen könnt Ihr auch Änderungen am Dokumentinhalt auf unterschiedliche Art und Weise blockieren. Setzt dazu unter Bearbeitungseinschränkungen einen Haken bei Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen und wählt die entsprechende Option im Dropdown-Menü aus. Standardmäßig wird das Dokument schreibgeschützt. Ihr dürft aber auch beispielsweise das Ausfüllen von Formularen oder das Kommentieren von Inhalten erlauben. Wollt Ihr die Beschränkungen für bestimmte Nutzer im Unternehmen aufheben,tragt Ihr diese im Bereich Ausnahmen ein.

Word Dokumente bearbeiten einschränken

4. Den Dokumentenschutz von Word aktivieren

Klickt am Ende auf Ja, Schutz jetzt anwenden, um die Maßnahmen scharf zu schalten. Word fordert Euch nun auf, ein Passwort einzutragen. Dieses wird künftig bei jedem Öffnen des Dokuments abgefragt, um Änderungen zu verhindern. Merkt es Euch also gut ;)

Word Schutz Passwort

5. Dokumentenschutz unter Word aufheben

Wollt Ihr das Dokument später wieder für die Bearbeitung zulassen? Dann wechselt erneut in den Bereich Bearbeitung einschränken. Hier klickt Ihr nun unten auf Schutz aufheben. Nach Eingabe des vergebenen Kennworts dürft Ihr die Dokumente wieder bearbeiten.

Word Schutz entfernen

Wollt Ihr lediglich den Zugriff auf das Dokument sperren? Dann verseht es mit einer Verschlüsselung samt Passwort. Wie das funktioniert, zeigen wir Euch hier. Noch ein Nachtrag: Die gezeigten Schritte haben wir mit Word 2016 getestet. Je nach verwendeter Word-Version können Sie eventuell etwas anders ablaufen oder auch nicht verfügbar sein. Falls es nicht funktioniert, hinterlasst einfach einen Kommentar und wir versuchen, Euch zu helfen :)

Weitere Tipps und Tricks rund um Word und Co. findet Ihr bei unseren Office-Tutos.

Über den Autor

Boris Hofferbert

Boris Hofferbert

Freier Journalist, seit seligen Amiga-Tagen technikbegeistert, am Desktop Apple- und unterwegs Android-Fan, zockt unter Windows, kann nicht ohne Musik (von Classic Rock über Ska bis Punk) und Hörbücher, schießt gerne Postkarten-Fotos, hat immer mindestens zwei Handys dabei und freut sich riesig über eine Kaffeespende ;-)

Wie und womit ich tagtäglich arbeite, erfahrt Ihr hier.

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