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Fujitsu ScanSnap: Dokumente schneller direkt auf den PC oder Mac scannen

So erstellt Ihr PDF-Dokumente in einem Rutsch und ohne Umwege über die ScanSnap-Software

Die Fujitsu-Scansnap-Serie ist für Freiberufler, kleine Büros oder schlichtweg sämtliche Gegner von Papierkram eine hervorragende Lösung für den Weg hin zum vielbeschworenen papierlosen Büro. Blöderweise gestaltet es die ScanSnap-Software nicht ganz intuitiv, möglichst schnell große Dokumentenstapel wegzuscannen. Doch mit ein paar Softwarekniffen lässt sich das Problem lösen und der Scanvorgang deutlich vereinfachen.

Simpler Scannen mit dem Dokumentenscanner

Hachja, die alte Chose vom papierlosen Büro… Seit Jahren versuche ich nun schon, alle ein- und ausgehenden Briefe sauber zu digitalisieren und die Originale in vor sich hinstaubende Ordner zu verbannen. Für einzelne Briefe geht das am einfachsten mit dem Handy, etwa dem hervorragenden iPhone-Scanner QuickScan. Wenn sich aber Versicherungsunterlagen und Finanzbriefe im Posteingang stapeln, ist ein Dokumentenscanner das Mittel der Wahl. Bei mir ist das seit Anfang 2020 der Fujitsu ScanSnap ix1500, der grundsätzlich einen ganz famosen Job macht.

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Blöderweise werde ich mit der zugehörigen Scanner-Software ScanSnap Home trotz Dokumentenmanagefunktion einfach nicht warm. Ich bevorzuge für die Dokumentsicherung die gute, alte, hochaltmodische Ordnerstruktur, am Mac in der iCloud. Durch die gute OCR-Arbeit des Scanners und der hervorragenden Suchfunktion von macOS und iOS kann ich damit jedes noch so obskure Dokument in wenigen Sekunden wiederfinden. Blöderweise macht es der ScanSnap mit seinen voreingestellten Scanprofilen nicht einfach, mehrere Dokumente hintereinander in einem Rutsch zu scannen.

Der Grund: Standardmäßig öffnet der Scanner nach jedem Scanvorgang ein Menü, in dem ich das Ergebnis überprüfen und einen passenden Namen vergeben kann. Das nächste Dokument kann ich erst scannen, wenn das erledigt ist. Die praktische WLAN- und Touchscreen-Bedienung des Scanners wird damit ad absurdum geführt, weil ich nach jedem Scan doch wieder zum Mac wackeln muss. Lege ich hingegen verschiedene Dokumente in den Einzug, generiert das gute Stück ein „Gesamtdokument“ aus allen gescannten Seiten. Die Alternative ist, einer festgelegten Anzahl von Seiten jeweils ein neues Dokument zu sichern – das ist spätestens bei mehrseitigen Briefen auch nicht optimal.

Standardmäßig blendet der ScanSnap nach jedem Scanvorgang diesen Dialog ein. Weiter geht es erst, wenn ich ihn bestätige – nervig deluxe!

Ein wenig Einarbeitung in die Profileinstellungen des Scanners liefern die Lösungen für meinen vermeintlich simplen Wunsch-Workflow für Batch-Scanvorgänge: Ich tippe am ScanSnap auf Scan, er zieht die Seiten ein und generiert automatisch ein durchsuchbares PDF in einem Ordner auf meinem verbundenen Mac. Dazu muss am Mac weder etwas klicken noch einen Namen vergeben.

Erst, wenn alle Dokumente digitalisiert sind, geht’s am Mac weiter. Ich sichte die Ergebnisse (auf die ich mich erfreulicherweise in der Regel verlassen kann), vergebe die passenden Dateinamen und schmeiße gegebenenfalls ein paar falsche oder nicht benötigte Seiten raus. Die Dokumentverwaltung mit der ScanSnap-Software wird dabei umgangen. Anschließend wandern die Originale in einen Ordner und werden hoffentlich nie mehr gebraucht.

Wie das geht? Das erfahrt Ihr hier!

1. Scanprofil erstellen oder bearbeiten

Wir gehen an dieser Stelle davor aus, dass Euer Fujitsu ScanSnap bereits eingerichtet ist und funktioniert, ob per WLAN, Ethernet oder USB. Ist dies der Fall, könnt Ihr in der ScanSnap-Software die Scanprofile bearbeiten oder bei Bedarf ein neues erstellen. Öffnet dazu die Scanner-Einstellungen. Hier könnt Ihr nun wahlweise ein vorhandenes Scanprofil „umbauen“, indem Ihr es mit der rechten Maustaste anklickt und bearbeitet oder ein neues Profil anlegen. Im Beispiel erstellen wir ein neues Profil, das Ihr später auf dem Scanner nutzen könnt.

2. Scaneinstellungen anpassen

Wählt nun auf der linken Seite eine Vorlage aus, beispielsweise Dokumente speichern. Für Mac-User könnte sich auch die Option Scan to Vorschau (jaja, Denglisch und so ^^) lohnen, bei dem das Scanergebnis direkt in der macOS-eigenen Vorschau geöffnet wird. Passt nun rechts die Einstellungen für den Scan ein, also beispielsweise das Dateiformat oder ob Ihr in Schwarz-Weiß oder in Farbe scannen möchtet. Am besten öffnet Ihr dazu einfach den Button Detaillierte Einstellungen, um auf alle Optionen zuzugreifen. Sollen die PDF-Dateien zudem durchsuchbar sein, solltet Ihr hier auf dem Reiter Dateiformat einen Haken bei In durchsuchbare PDF konvertieren setzen.

3. Einstellungen für die Dateiausgabe anpassen

Nun kommt der eigentliche „Trick“ bei der Nummer: Ihr müsst dem Scanner klarmachen, dass er die erstellten PDF-Dateien direkt auf dem Computer speichert, ohne dazu ScanSnap Home zu öffnen – genau letzteres passiert nämlich bei der vermeintlich korrekten Voreinstellung Scan to Folder. Damit Ihr flotter durchscannen könnt, müsst Ihr im Bereich Verwaltungsoptionen die Voreinstellung In ScanSnap verwalten auf Mac (Scan zu Datei) (also im Falle von macOS) umstellen. Anschließend bestimmt Ihr im Feld Speichern unter den Ordner, in dem das so erstellte Scan-PDF wandern soll.

ScanSnap_Verwaltungsoptionen
Die Verwaltungsoptionen bestimmen, was ScanSnap mit den gescannten Dokumenten anstellt.

Doch das ist noch nicht alles! Ändert nun noch im Feld Senden an die Voreinstellung (etwa Scan to Folder oder QuickMenu) auf Keine (Scan zu Datei). Dies sorgt dafür, dass Euch nicht nach jedem Scanvorgang ein Auswahldialog präsentiert wird, den Ihr erst umständlich bestätigen müsst. Alternativ dazu könnt Ihr am Mac aber auch die Optionen Mit Finder anzeigen oder Vorschau wählen. Erstere öffnet den Mac-Finder am entsprechenden Speicherort, sodass Ihr die Datei schnell checken oder umbenennen könnt, letztere wirft Euch direkt in die Vorschau. Beides unterbricht aber nicht den Scan-Workflow, sodass Ihr beliebig viele Dokumente hintereinander scannen dürft.

4. Neues Profil hinzufügen und losscannen

Seid Ihr mit den Einstellungen zufrieden übertragt Ihr das Profil mit einem Klick auf Hinzufügen an Euren Dokumentenscanner. Probiert es am besten direkt aus um zu checken, ob alles funktioniert wie gewollt. Ihr könnt das Profil jederzeit per Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag in der Profilverwaltung bearbeiten oder bei Nichtgefallen auch wieder löschen.

ScanSnap_Scanner-Profile
Durchsuchbare PDFs ohne Bohei und ganz schnell im Ordner Eurer Wahl erstellen – scannen kann so einfach sein ^^

Für meinen persönlichen Scan-Workflow hat diese kleine Anpassung der Ausgabeeinstellungen eine riesige Erleichterung beim Umgang mit Dokumentenbergen bewirkt. Keine Ahnung, ob dieses Tuto ein totales Nischenproblem für ScanSnap-Nutzer löst oder ob ich nicht der einzige war, der an der Software verzweifelt ist – verratet es doch einfach in den Kommentaren. Weitere Tutos aus dem Bereich Business findet Ihr unter diesem Link, allgemeine Hardware-Tipps sammeln wir hier für Euch und Lifehacks sind sowieso immer toll :-)

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Boris Hofferbert

Freier Journalist, seit seligen Amiga-Tagen technikbegeistert, am Desktop Apple- und unterwegs Android-Fan, zockt unter Windows, kann nicht ohne Musik (von Classic Rock über Ska bis Punk) und Hörbücher, schießt gerne Postkarten-Fotos, hat immer mindestens zwei Handys dabei und freut sich riesig über eine Kaffeespende ;-)

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